· 6 min leestijd · door Nick Klaassen
Welke taken moet je als eerste automatiseren?
Je wilt tijd terug. Maar waar begin je? De meeste ondernemers starten met de leukste automatisering. Niet met de nuttigste. Deze test helpt je kiezen.
De drie-vragentest
Pak een taak die je irriteert. Stel jezelf deze drie vragen. Geef per vraag 1, 2 of 3 punten.
1. Hoe vaak doe je het?
Iets wat je één keer per kwartaal doet, levert weinig op. Iets wat je elke dag doet, wel. Reken het simpel uit: minuten per keer maal aantal keer per maand.
Tien minuten per aanvraag, vijftien aanvragen per week. Dat is ruim tien uur per maand.
2. Verloopt het elke keer hetzelfde?
Vaste stappen, vaste soort input. Dan kan een workflow het overnemen. Moet je elke keer echt nadenken? Dan laat je de AI alleen het voorwerk doen en beslis jij.
3. Wat kost een fout?
Begin waar een fout weinig kost. Een concept-mail die je nog controleert: laag risico. Automatisch betalingen doen: hoog risico. Begin laag.
Tel de punten op
| Score | Wat betekent het |
|---|---|
| 8 of 9 | Begin hier. Deze taak levert snel tijd op. |
| 6 of 7 | Goede kandidaat. Laat de AI het voorwerk doen. |
| 3 tot 5 | Niet nu. Eerst de taken met een hogere score. |
Vijf taken die bijna altijd winnen
- Aanvragen beantwoorden. Snelheid wint opdrachten. Een workflow zet binnen twee minuten een persoonlijk concept klaar. Zie de aanvraag-reactie workflow.
- Facturen en bonnen verwerken. AI leest bedragen, data en leveranciers uit een PDF. Jij keurt alleen nog goed.
- Afspraken bevestigen en herinneren. Elke keer dezelfde mail, elke keer hetzelfde moment. Perfect voor automatisering.
- Leads vastleggen. Formulieren, mail, LinkedIn. Een workflow zet alles op één plek, zodat niemand vergeten wordt.
- Wekelijkse cijfers verzamelen. Omzet, aanvragen, openstaande facturen. Elke maandag automatisch in één overzicht.
Wat je niet moet automatiseren
Sommig werk wordt niet beter van snelheid. Het wordt beter van aandacht.
- Het eerste gesprek met een nieuwe klant.
- Een lastig gesprek of je reactie op een klacht.
- Creatief werk en meedenken over een oplossing.
- Momenten waarop iemand jou wil spreken, niet je systeem.
Dit is werk dat niet schaalbaar is. Daar wil je juist meer tijd voor. Dat is het hele punt van automatiseren.
Zo begin je deze week
- Houd vijf werkdagen bij welke taken je herhaalt. Een notitie op je telefoon is genoeg.
- Geef elke taak een score met de drie-vragentest.
- Kies er één. Niet drie. Eén.
- Bouw de simpelste versie. Laat de AI concepten maken en controleer zelf.
- Kijk na twee weken terug. Hoeveel tijd scheelt het echt? Wat moet beter?
Elke week tips om verder te automatiseren? Die krijg je in de nieuwsbrief.